Quants diners perd el teu negoci per cites perdudes? Calcula el cost de les absències

Una cita perduda no és només un horari d’una hora. És hora que hagis reservat, recursos que havies preparat i ingressos que finalment no arriben.

Si tens una perruqueria, un saló de bellesa, una barberia, una clínica, un centre de fisioteràpia o qualsevol negoci que operi amb cita prèvia, probablement has patit la temuda absència: un client tenia una reserva, però no es presenta ni avisa amb prou antelació.

Quan passa una vegada, pot semblar poc important. Quan passa diverses vegades per setmana, l’impacte econòmic pot ser considerable.

Però saps quants diners perd realment el teu negoci per cites oblidades?

Calculem-ho.

Calculadora de pèrdua per cites perdudes

Pots fer una estimació molt senzilla utilitzant tres dats:

Nombre de cites que els clients falten al mes × tiquets mitjans per cita = pèrdua d’ingressos potencials mensuals

Per exemple, imagina un centre de bellesa on:

• Hi ha 8 absències al mes.
• El bitllet mitjà per cita és de 50 €.

El càlcul seria:

8 × 50 € = 400 € al mes

Si aquesta situació continua durant tot l’any:

400 € × 12 mesos = 4.800 € anuals

És a dir, només vuit cites absents al mes podrien representar 4.800 € d’ingressos no realitzats per any.

Fes el teu propi càlcul

Per saber aproximadament quant poden representar les absències en el teu negoci, omple aquestes tres informacions:

1. Quants clients falten a la cita cada mes?
________ Cites

2. Quin és el bitllet mitjà per a una cita?
________ €

3. Multiplica ambdós valors.

Cites perdudes × bitllet mitjà = pèrdua potencial mensual

Llavors:

Pèrdua mensual × 12 = pèrdua potencial anual

El resultat pot sorprendre’t.

Exemples: Quant poden costar les cites oblidades

Vegem diversos escenaris per entendre millor el seu impacte.

No vol dir necessàriament que tota aquesta quantitat s’hagi pogut recuperar, ja que dependrà de si el buit es pot cobrir amb un altre client i dels costos associats al servei. Però sí que et permet visualitzar el valor econòmic de les cites programades i que finalment no es van celebrar.

El cost d’una cita perduda va més enllà del servei

El problema no és només deixar de facturar la quantitat esperada.

Una absència pot generar altres costos indirectes.

Temps professional perdut

Has reservat un període de l’agenda que ja no pots utilitzar.

Si el client no dona un avís previ, pot ser pràcticament impossible cobrir-ho.

Recursos preparats

Depenent de l’empresa, pot haver-se preparat un estand, material, productes o equipament específicament per a aquesta cita.

Buits difícils d’omplir

Una cancel·lació amb diversos dies d’antelació encara es pot reorganitzar.

Una absència deixa un buit immediat.

Menor productivitat

Tot i que el dia sembla ple sobre el paper, les absències redueixen les hores realment productives.

Per què els clients obliden les seves cites?

No sempre hi ha males intencions.

En molts casos, el client simplement ho ha oblidat.

Algunes causes comunes són:

• Va reservar fa diverses setmanes.
• Va confondre el dia.
• Va marcar malament l’hora.
• Té massa compromisos.
• No va rebre cap recordatori.
• Va sorgir un esdeveniment imprevist i es va oblidar d’avisar.

Per tant, una part important del problema es pot prevenir mitjançant una bona comunicació.

Quant significa una sola cita perduda cada dia?

Aquí és on les xifres comencen a ser especialment rellevants.

Imagina que el teu negoci està obert 22 dies al mes i només faltes a una cita al dia.

Amb una entrada mitjana de 40 €:

22 nomenaments × 40 € = 880 € al mes

En un any:

880 € × 12 = 10.560 €

Una sola absència diària podria suposar més de 10.000 € en serveis planificats que no es realitzen definitivament durant l’any.

Per això, reduir fins i tot una petita part dels absents pot tenir un gran impacte en la rendibilitat.

Com reduir les cites perdudes

No hi ha cap fórmula que garanteixi que tots els clients vindran sempre, però podem reduir el risc.

1. Confirma la cita a l’hora de reservar

El client hauria de rebre informació clara sobre la data i l’hora directament de la caixa.

Un commit ajuda a detectar errors abans que esdevinguin una absència.

2. Envia un recordatori el dia abans

Quan es va fer una reserva fa setmanes, és fàcil haver estat oblidat.

Un avís de 24 hores fa que la cita torni a la ment del client, i si finalment no pot assistir, augmenta les possibilitats que la comuniqui a temps.

3. Envia un altre avís a prop de la cita

Un recordatori final pot ser especialment útil per a clients amb agendes ocupades.

4. Comunicar immediatament qualsevol modificació

Si l’horari canvia, el client hauria de rebre la informació actualitzada per evitar que arribi en un moment equivocat.

5. Automatitzar recordatoris

Enviar tots aquests missatges manualment suposa una càrrega de feina considerable.

Com més nombros, més difícil és mantenir el procés.

Per això l’automatització és especialment útil en empreses amb un flux constant de clients.

Com Wilapp ajuda a reduir les cites perdudes

Wilapp automatitza les comunicacions relacionades amb la reserva per mantenir el client informat durant tot el procés.

El sistema inclou:

• Confirmació en el moment de reservar.
• Recordatori un dia abans.
• Recorda una hora abans.
• Fixa’t quan es modifiqui una cita.
• Avisa quan es cancel·la una cita.

D’aquesta manera, l’equip no ha de repassar contínuament l’agenda per decidir a qui enviar un missatge.

La comunicació forma part automàticament del procés de gestió de les cites.

De 10 absències a 5: quant podries recuperar?

Tornem a un exemple.

Suposem que tens:

• 10 cites faltades al mes.
• Bitllet mitjà de 50 €.

Això representa:

10 × 50 € = 500 € al mes en serveis planificats no realitzats.

Ara imagina que, gràcies a una millor gestió i recordatoris, aconsegueixes evitar cinc d’aquestes absències.

5 × 50 € = 250 €

Això són 250 € al mes de serveis que ja no es perdrien per culpa d’aquests cinc absències evitades.

En dotze mesos:

250 € × 12 = 3.000 €

No cal eliminar el 100% de les absències per sentir-ne l’impacte. Reduir una peça ja pot marcar una diferència considerable.

Calcula quant et costa cada hora buida

També pots analitzar el problema des d’un altre punt de vista.

Si saps aproximadament quant factura el teu negoci per cada hora productiva, pots calcular el cost de les ranures buides.

Per exemple:

Rotació mitjana per hora × hores perdudes per no presentar-se al mes = ingressos potencials associats a aquests buits

Si generes una mitjana de 45 € per hora i acumules 12 hores buides al mes:

45 € × 12 = 540 € al mes

Analitzar-ho d’aquesta manera ens permet entendre que el veritable actiu d’un negoci de contractes no és només el seu portafoli de clients.

També ho és cada hora disponible a la teva agenda.

Quins negocis haurien de controlar especialment els no presents?

L’impacte és especialment rellevant en negocis on el temps del professional es reserva individualment:

• Perruqueries.
• Barberies.
• Centres d’ estètica.
• Clíniques.
• Consultes mèdiques.
• Fisioteràpia.
• Estudis de tatuatges.
• Centres de benestar.
• Professionals autònoms amb cita prèvia.

Com més alt és el preu mitjà del servei i la durada de la cita, més gran pot ser l’impacte econòmic d’una absència inesperada.

No confonguis cancel·lació amb no presentar-te

Una cancel·lació no sempre té el mateix impacte que una absència no anunciada.

Si un client cancel·la amb molta antelació, hi ha la possibilitat de:

• Reorganitza l’agenda.
• Avança un altre client.
• Ofereix l’espai disponible.
• Fes altres tasques productives.

El veritable problema apareix quan l’empresa descobreix que el client no vindrà quan ja hagi arribat l’hora de la cita.

Per això els recordatoris no només volen que el client recordi venir. També et poden animar a comunicar qualsevol canvi abans.

Controlar les absències també controla la rendibilitat

Moltes empreses analitzen quant facturen cada mes, però no calculen quant podrien estar perdent ingressos a causa de buits inesperats.

Registrar absències i observar el seu progrés pot ajudar-te a respondre preguntes importants:

• Quantes absències tinc al mes?
• En quins dies es produeixen més sovint?
• Quin és el bitllet mitjà per a aquestes cites?
• Quantes hores d’agenda representen?
• El problema augmenta o disminueix?

El que sembla un petit problema organitzatiu pot acabar sent una qüestió de rendibilitat.

Preguntes freqüents sobre cites perdudes

Què és una absència?

En negocis amb cita prèvia, aquest terme s’utilitza per descriure una reserva on el client o pacient no es presenta i el servei finalment no es realitza.

Com calculo quant perdo per les cites perdudes?

Com a estimació bàsica, multiplica el nombre de cites perdudes al mes pel tiquet mitjà associat a aquestes cites.

Els recordatoris poden evitar que no apareguin?

No. Sempre hi haurà esdeveniments imprevistos i situacions inevitables. L’objectiu és reduir especialment aquelles absències causades per l’oblit o la confusió.

Quan hauria de recordar una cita?

Un pla pot combinar la confirmació de la reserva amb les notificacions posteriors. Wilapp envia la confirmació quan fa la reserva, un recordatori un dia abans i un altre una hora abans.

Puc automatitzar aquests missatges?

Sí. Wilapp automatitza les comunicacions associades a la reserva, incloent-hi confirmacions, recordatoris i avisos de modificacions o cancel·lacions.

Conclusió: Posa un número a les cites perdudes

Una cita perduda pot semblar un problema petit fins que multipliques el seu valor per totes les absències del mes i després pels dotze mesos de l’any.

Fes els càlculs avui mateix:

El nombre d’absències mensuals × l’entrada mitjana × 12

El resultat et donarà una estimació del valor anual dels serveis programats que no es realitzen a causa d’aquestes absències.

I el més important: no cal eliminar totes les absències per tenir un impacte econòmic positiu.

Reduir-les mitjançant confirmacions, recordatoris i una millor gestió de l’horari pot ajudar-te a aprofitar millor les hores disponibles.

Amb Wilapp, pots automatitzar aquestes comunicacions perquè els teus clients recordin les seves cites mentre tu et centres a gestionar i fer créixer el teu negoci.