Continueu revisant l’agenda cada dia per escriure un a un als vostres clients i recordar-los que tenen una cita?
Quan tens poques reserves, pot semblar senzill. Però a mesura que el teu negoci creix, enviar manualment cada confirmació i recordatori significa temps, interrupcions i el risc que un avís no s’enviï.
Utilitzar un programa per enviar recordatoris de cites a través de WhatsApp et permet automatitzar aquestes comunicacions i mantenir informats els teus clients sense haver de vigilar cada reserva.
Amb Wilapp pots connectar la gestió de les teves cites amb recordatoris automàtics per WhatsApp per simplificar tot el procés.
Què és un programa de recordatori de cites per WhatsApp?
És una eina que utilitza la informació registrada a la teva agenda per enviar automàticament comunicacions relacionades amb la cita.
En lloc de comprovar qui vindrà demà, buscar el seu número de telèfon, obrir WhatsApp i escriure el missatge, el sistema s’encarrega de fer les notificacions configurades.
Això és especialment útil per a empreses que treballen de manera contínua amb cita prèvia, com ara:
- Perruqueries.
- Barberies.
- Centres d’ estètica.
- Clíniques.
- Centres de fisioteràpia.
- Estudis de tatuatges.
- Perruqueries canines.
- Centres de benestar.
- Altres professionals amb cita prèvia.
Per què automatitzar els recordatoris de cites?
Una cita perduda pot convertir-se en un buit difícil d’omplir.
Si un client no es presenta i no avisa prèviament, el professional ha reservat un temps que podria haver estat assignat a una altra persona.
Els recordatoris automàtics ajuden a mantenir la cita present per al client i, alhora, eviten que l’equip hagi de gestionar manualment tots aquests recordatoris.
Entre els seus avantatges hi ha:
- Estalvia temps en tasques repetitives.
- Mantingues el client informat.
- Redueix l’oblit i la confusió.
- Evita haver de revisar constantment l’agenda.
- Professionalitza la comunicació.
- Facilita l’organització diària.
Si vols saber quin pot ser l’impacte econòmic que poden tenir aquestes absències, consulta el nostre calculador de pèrdues per cites perdudes.
Quan enviar un recordatori de cita per WhatsApp?
No tots els missatges tenen la mateixa funció.
Una bona comunicació pot acompanyar el client des del moment que fa la reserva fins que arriba a l’establiment.
Confirmació en el moment de la reserva
El primer missatge s’utilitza per comunicar al client que la seva cita ha estat enregistrada amb èxit.
És important diferenciar entre confirmar una reserva i recordar-la més endavant.
Si vols aprofundir en aquest procés, pots consultar la nostra guia sobre com confirmar una cita amb els clients.
Recordatori un dia abans
Quan una cita es va reservar fa dies o setmanes, hi ha més possibilitats que el client se l’hagi oblidat.
Un recordatori el dia abans et permet tornar a tenir la reserva a la ment amb molta antelació.
Recordatori una hora abans
Un avís proper a la cita serveix com a últim recordatori abans que sigui hora de marxar.
A Wilapp pots automatitzar aquestes comunicacions perquè no hagis d’enviar-les manualment.
Quants recordatoris de cites hauries d’enviar?
Enviar massa missatges pot ser innecessari, mentre que fer un sol prompt massa aviat pot no ser suficient.
L’estratègia ha de trobar un equilibri entre mantenir el client informat i evitar una comunicació excessiva.
Per això hem desenvolupat una guia específica sobre quants recordatoris de cita enviar i quan fer-ho.
En aquesta publicació, ens centrem específicament en l’eina i en com automatitzar el procés, mentre que en aquesta guia pots analitzar més de prop la freqüència i els moments d’enviament.
Com funcionen els recordatoris automàtics amb Wilapp
Wilapp et permet vincular les comunicacions amb cites registrades al sistema.
D’aquesta manera, pots automatitzar diferents moments del procés:
- Confirmació quan es faci la reserva.
- Recordatori un dia abans.
- Recorda una hora abans.
- Comunicació quan es modifiqui la cita.
- Comunicació quan es cancel·la la cita.
- Enviament d’entrades.
Això permet que el sistema acompanyi el client durant tot el procés sense dependre que un treballador recordi enviar cada missatge.
Què passa si una cita canvia?
Els recordatoris no serveixen si contenen informació desactualitzada.
Imagina que un client té una cita a les 5:00 p.m. i finalment canvia a les 6:30 p.m.
Si la gestió de nomenaments i la comunicació funcionen de manera independent, augmenta el risc d’errors.
Per això és important utilitzar una solució on l’agenda i les notificacions estiguin connectades.
Amb Wilapp, les comunicacions també poden acompanyar modificacions i cancel·lacions de reserves.
Recordatoris de WhatsApp i agenda digital: millor junts
Utilitzar només una eina per enviar missatges resol part del problema.
Tanmateix, el procés és molt més senzill quan les reserves, els clients i les comunicacions formen part del mateix sistema.
Es registra una cita.
El client rep la confirmació.
A mesura que s’acosta la data, rep els seus recordatoris.
Si la reserva canvia, la informació s’actualitza.
I tot comença amb la mateixa direcció.
Si busques una solució completa per centralitzar no només les notificacions, sinó tota l’organització de les teves reserves, pots informar-te sobre el programa de gestió de Wilapp.
D’aquesta manera, aquesta entrada se centra exclusivament en els recordatoris automàtics de WhatsApp, mentre que la pàgina principal inclou la solució integral de gestió.
També puc permetre que els clients reserven en línia?
Sí. Automatitzar els recordatoris és només una part del procés de digitalització de les cites.
També pots facilitar que els clients facin reserves sense haver de trucar o esperar una resposta manual.
Si aquesta és la teva necessitat principal, et recomanem que consultis la nostra guia de reserves en línia sense comissió.
D’aquesta manera podràs conèixer específicament els avantatges d’incorporar les reserves en línia al teu negoci.
Recordatoris de cites o campanyes de màrqueting a WhatsApp?
També és important diferenciar entre els dos conceptes.
Un recordatori de cita està relacionat amb una reserva específica: confirma o recorda al client que té una cita.
Una campanya de màrqueting té un altre objectiu: comunicar promocions, notícies, nous tractaments o recuperar clients que fa molt de temps que no hi venen.
Wilapp també disposa de Marketing Pro per treballar aquest tipus de comunicació a través de WhatsApp i correu electrònic.
Si vols captar noves reserves o reactivar la teva base de clients, pots aprendre més a la nostra guia sobre com automatitzar els missatges de WhatsApp per als clients.
Deixeu d’enviar recordatoris un a un
Imagina que tens 20 cites al dia.
Si vols enviar una confirmació, un recordatori el dia abans i un altre abans de la cita, el volum de comunicacions augmenta ràpidament.
Fer-ho manualment implica revisar contínuament l’agenda.
Amb un sistema automatitzat, aquests processos es poden executar a partir de les reserves registrades, reduint la feina administrativa diària.
I com més alt sigui el volum de citacions al teu negoci, més temps podràs estalviar.
Quines empreses poden utilitzar recordatoris automàtics a WhatsApp?
Aquest tipus d’eina és especialment útil per a qualsevol activitat en què una part dels ingressos depengui de fer un bon ús de les hores disponibles.
Per exemple:
Perruqueries i barberies: per recordar talls, colors, tractaments i altres serveis.
Centres de bellesa: per gestionar tractaments i sessions programades.
Clíniques i consultes: per mantenir el pacient informat sobre les seves properes cites.
Fisioteràpia: especialment útil en tractaments que requereixen diverses sessions.
Tattoo: per recordar les sessions reservades amb antelació.
Cura del gos: per organitzar cites recurrents i serveis programats.
Preguntes freqüents sobre recordatoris de cites a WhatsApp
Es poden enviar els recordatoris de cites automàticament?
Sí. Amb un programa connectat a la llibreta d’adreces pots automatitzar les comunicacions per evitar fer cada enviament manualment.
Quan envia Wilapp els recordatoris?
Wilapp et permet treballar amb la confirmació en fer la reserva, el recordatori un dia abans i un altre una hora abans, així com la comunicació associada a modificacions i cancel·lacions.
He de comprovar diàriament a qui hauria d’escriure?
L’objectiu d’automatitzar el procés és precisament evitar aquesta tasca repetitiva. Els avisos estan relacionats amb les cites registrades.
Els recordatoris són només per a perruquers?
Es poden utilitzar en diferents negocis que treballen amb cita prèvia, com ara estètica, barberia, fisioteràpia, clíniques, tatuatges, perruqueria de gossos o benestar.
Un recordatori és el mateix que una campanya de WhatsApp?
No. El recordatori està relacionat amb una cita específica. Les campanyes de màrqueting et permeten treballar en altres objectius, com ara promocions, notícies, fidelització o recuperació de clients.
Automatitza els recordatoris de les teves cites amb Wilapp
Un programa per enviar recordatoris de cites a WhatsApp pot ajudar-te a deixar enrere una de les tasques més repetitives dels negocis que treballen amb reserves.
En lloc de repassar l’agenda i escriure manualment a cada client, pots automatitzar les comunicacions relacionades amb les seves cites.
Amb Wilapp, l’agenda, els clients i els recordatoris formen part del mateix sistema.
Menys missatges enviats manualment.
Menys temps revisant l’agenda.
Més temps per servir i fer créixer el teu negoci.
